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Comment utiliser l’extension Virtual Office Meetings pour Google Agenda ?
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Comment utiliser l’extension Virtual Office Meetings pour Google Agenda ?

Important : si l’extension cesse de fonctionner ou disparaît des options de votre calendrier Chrome, accédez à Manage Extensions (Gérer les extensions) et cliquez sur Enable (Activer) en regard de Virtual Office Meetings for Google v 2.1.

Présentation

L’extension Virtual Office Meetings for Google vous permet de programmer une conférence Virtual Office et d’envoyer des invitations depuis Google Agenda d’un simple clic. Vérifiez la disponibilité des participants à votre conférence, trouvez un horaire qui convient à tous et, si besoin, envoyez des mises à jour directement depuis Google Agenda pour préciser certains détails en prévision de la conférence. L’e-mail d’invitation inclut un lien permettant de rejoindre virtuellement la conférence. Les principales caractéristiques sont les suivantes :

  • Permet l’ajout d’un co-hôte à l’invitation de conférence.
  • Permet à l’utilisateur de réinitialiser l’ID de la conférence.
  • Requis pour les utilisateurs Virtual Office Editions.
  • Compatible avec les conférences programmées dans la version précédente de l’extension.

Fonctionnement

Côté hôte

  • L’hôte programme une conférence en tirant parti des fonctionnalités de Google Agenda afin d’afficher la disponibilité de tous les participants.
  • L’hôte reçoit un e-mail contenant uniquement les informations qui le concernent (ID de l’hôte), lesquelles sont ajoutées à son calendrier.
  • L’hôte tire parti des fonctionnalités de Google Agenda, comme l’affichage de l’état d’acceptation des invités (Oui, Peut-être ou Non).

Côté invité

  • Les invités reçoivent une invitation standard Google Agenda qui se synchronise avec leurs calendriers et leur permet de répondre depuis leurs appareils aussi bien mobiles que de bureau.
  • Les invités reçoivent des mises à jour sur la conférence et des notifications d’annulation qui se synchronisent directement avec Google Agenda.

Pour installer et utiliser Virtual Office Meetings pour Google Agenda

  1. Cliquez sur Add extension (Ajouter une extension) pour confirmer et installer l’extension.
  2. Dans la fenêtre contextuelle Google, cliquez sur Allow (Autoriser) pour permettre l’ajout de cette extension à Google Agenda.
  3. Accédez à Google Agenda pour configurer une nouvelle conférence.
  4. Cliquez ensuite sur Login (Connexion) pour activer l’extension. Saisissez vos informations de connexion 8x8, puis cliquez sur Connexion.

Remarque : si vous êtes déjà connecté, vous devriez vous un bouton bleu Ajouter une conférence Virtual Office. Cliquez dessus pour ajouter une conférence Virtual Office.

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  1. Modifiez les informations sur la conférence comme vous le feriez pour un événement Google Agenda standard.
  2. Pour accéder aux paramètres de la conférence, sélectionnez Paramètres (roue dentée). (Remarque : pour le moment, toutes les conférences sont lancées avec les micros des participants coupés. Accédez à Paramètres pour désactiver ce réglage.)
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    GCal Plug-in Updated Advanced Settings Toggles-600x857.png
  3. Sélectionnez Plus d’options (points de suspension) pour :
    • Supprimer une conférence Virtual Office de vos événements Google
    • Envoyer des commentaires
    • Accéder au manuel 8x8
    • Vous déconnecter de l’extension avec votre compte 8x8
  4. Enregistrez la conférence.

Modifier une conférence existante

  1. Pour modifier une conférence, ouvrez-la depuis Google Agenda.
  2. Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur EnregistrerRemarque : il n’est pas nécessaire d’activer l’extension pour effectuer cette étape.

Ajouter un co-hôte

  1. Cliquez sur Ajouter en regard du nom de l’hôte.
    GCal Plug-in Meeting Co-Host Button_0-600x253.png
  2. Enregistrez la conférence.

Réinitialiser l’ID de votre conférence

Pour améliorer la sécurité, vous pouvez réinitialiser l’ID de votre conférence.

  1. Cliquez sur l’icône Actualiser (deux flèches) à côté de l’ID de la conférence.
    GCal Plug-in Reset Meeting ID Button-600x253.png
  2. Enregistrez la conférence.

Envoyer des commentaires

Si vous rencontrez des problèmes, n’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires :

  1. Depuis votre navigateur Google Chrome, accédez à Google Agenda.
  2. Cliquez sur l’icône 8x8 dans la barre d’outils de Chrome pour ouvrir la fenêtre des commentaires.
  3. Sélectionnez le type de commentaire que vous souhaitez envoyer, puis saisissez votre message.
  4. Cliquez sur Envoyer.

Problèmes connus et restrictions

  • Impossibilité de créer une conférence virtuelle directement depuis Gmail. 
  • Ajouter un événement avec une conférence virtuelle jointe et cliquer ensuite sur Annuler supprime l’événement dans Google Agenda, mais pas dans Virtual Office Desktop.
  • Si vous souhaitez supprimer une conférence périodique dont une seule occurrence est une conférence virtuelle et que vous supprimez la série complète dans Google Agenda, cette dernière occurrence restera dans la liste des conférences de Virtual Office Desktop.
  • Si l’utilisateur ne dispose pas de la licence requise pour Virtual Office Meetings, le message « Vous n’êtes pas autorisé à effectuer cette opération. Rapprochez-vous du propriétaire de la conférence. » s’affichera lorsqu’il tentera de créer ou modifier une conférence Virtual Office.

FAQ de l’extension Virtual Office Meetings pour Google Agenda

Comment rejoindre une conférence Virtual Office depuis mon calendrier Google ?

  1. Accédez à votre calendrier Google.
  2. Ouvrez la conférence programmée et cliquez sur Rejoindre la conférence.
  3. Rejoignez la conférence soit depuis votre client Virtual Office Desktop ou par le biais de Virtual Office Online.

Comment supprimer une conférence Virtual Office d’un événement de calendrier Google ?

  1. Accédez à votre calendrier Google.
  2. Ouvrez l’événement.
  3. Cliquez sur Plus d’options (points de suspension).
  4. Sélectionnez Supprimer la conférence Virtual Office.

Lorsque j’essaie d’utiliser l’extension pour le calendrier Google, pourquoi l’erreur « Vous n’êtes pas autorisé à effectuer cette opération. Rapprochez-vous du propriétaire de la conférence. » s’affiche-t-elle ?

L’extension s’appuie sur l’identification unique pour se connecter à votre compte Virtual Office Meetings. Si vous utilisez un compte auquel aucune licence Virtual Office Meetings n’est associée, vous rencontrerez cette erreur en tentant de vous connecter à cette extension. Contactez votre administrateur système 8x8 Virtual Office pour qu’une licence Virtual Office Meetings soit configurée pour votre compte.

L’extension Google était auparavant installée. Pourquoi n’apparaît-elle plus dans mon navigateur Google Chrome ?

8x8 a publié une version mise à jour de son extension pour le calendrier Google en décembre 2017. Pour profiter de cette nouvelle version vous devez réactiver l’API Google et l’autoriser à nouveau à utiliser l’extension. Pour réactiver l’extension :

  1. Ouvrez une fenêtre du navigateur Chrome et accédez à chrome://extensions.
  2. Faites défiler jusqu’à Virtual Office Meetings for Google v 2.1 et choisissez Enabled (Activé) pour activer cette extension.
  3. Si vous ne voyez pas la nouvelle version, accédez à Chrome Web Store pour la télécharger.
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