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Comment affecter des postes et des services utilisateur dans Virtual Office Configuration Manager?
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Comment affecter des postes et des services utilisateur dans Virtual Office Configuration Manager?

Affecter des postes et des services utilisateur

Dans Virtual Office Configuration Manager, les postes sont gérés au niveau des utilisateurs. La création d’un profil utilisateur est une dimension importante de l’ajout de postes à votre compte. Suivez les étapes ci-dessous pour affecter des postes et des services utilisateur.

  1. Revendiquez des numéros de téléphone pour votre compte.
  2. Définissez un profil utilisateur, puis saisissez les informations nécessaires jusqu’au champ Services.
  3. Sur la page du profil utilisateur, accédez à Services, puis sélectionnez une licence Virtual Office Services disponible pour cet utilisateur.

Paramètres de base

Saisissez les paramètres de base pour cet utilisateur. Les champs Numéro de téléphoneAppareil et Poste sont requis. Vous pouvez saisir un poste ou cliquer sur Générer pour obtenir une proposition automatique.

  1. Sélectionnez un Numéro de téléphone pour cet utilisateur.
  2. Saisissez un poste ou utilisez l’option Générer.
  3. Affectez un Appareil à cet utilisateur. Il peut s’agir de n’importe quel appareil enregistré sur votre compte 8x8.
  4. Accédez aux Paramètres avancés ci-dessous pour configurer l’ID de l’appelant, le renvoi d’appel, la boîte vocale, etc.
  5. Cliquez sur Enregistrer pour valider les modifications.

Paramètres avancés

  • ID de l’appelant : Il s’agit des informations s’affichant pour les appels sortants. L’option Bloquer l’ID de l’appelant sortant masque l’ID de l’utilisateur pour les appels sortants.
  • Renvoi d’appel : Cette section vous permet de définir les options de renvoi d’appel si l’utilisateur est Occupé, si l’appel reste Sans réponse ou si une Interruption de service se produit. Dans chacun de ces cas, vous pouvez transférer les appels vers l’une des destinations suivantes :
    • Boîte vocale
    • Système de réception automatique
    • Utilisateur
    • Numéro externe
    • Groupe de sonneries

Vous pouvez définir un délai de 10 à 60 secondes lorsque vous configurez le paramètre de renvoi souhaité pour l’option Sans réponse.

  • Musique d’attente : Cliquez sur Sélectionner un fichier, puis choisissez un fichier audio préalablement chargé. Vous pouvez également sélectionner Créer des fichiers audio pour ajouter un nouveau fichier audio à votre collection.
  • Enregistrement d’appel : Définissez l’autorisation d’enregistrement d’appel pour cet utilisateur. Le menu Annonce d’enregistrement vous permet d’avertir les participants sélectionnés que l’appel sera enregistré. Ce menu est automatiquement configuré de sorte qu’aucun participant à l’appel de l’utilisateur ne reçoive d’annonce d’enregistrement.
  • Autorisation d’appel sortant : Sélectionnez le Pays d’appel à partir duquel sont émis les appels de l’utilisateur. Restreignez les appels sortants de l’utilisateur en sélectionnant Appels sortants nationaux uniquementUrgences uniquement ou Appels internationaux. Ce paramètre peut être contourné en accédant aux paramètres du PABX ou au site assigné de l’utilisateur.
  •  Boîte vocale : Vous pouvez soit désactiver la notification de message vocal pour cet utilisateur, soit définir l’une des méthodes suivantes de notification :
    • Désactiver la notification
    • Pièce jointe uniquement
  • Adresse d’urgence : Sélectionnez l’adresse communiquée aux services de secours si l’utilisateur compose un numéro d’urgence. Il peut s’agir du site de l’utilisateur ou d’une adresse que vous pouvez définir grâce à l’option Créer une nouvelle adresse disponible dans le menu déroulant.
  • Fax par Internet : Sélectionnez un numéro de fax à partir du menu déroulant. Pour affecter un numéro de fax à un utilisateur, vous devez d’abord revendiquer un numéro de téléphone pour votre ligne de fax.
  • Intégration tierce : Si vous travaillez avec un logiciel de gestion de la relation client (CRM, ou Customer Resource Management), vous pouvez sélectionner l’une des intégrations disponibles. Nous prenons en charge les intégrations NetSuite, Salesforce et Zendesk. Vous pouvez également ajouter un nouveau nom pour cet utilisateur au sein du logiciel CRM tiers.
  • Portée du répertoire de contacts : Déterminez si vous souhaitez que l’utilisateur apparaisse dans le répertoire d’utilisateurs externe lorsque vous utilisez le système de réception automatique pour appeler des utilisateurs à partir de leur nom.