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Comment configurer mon système de réception automatique dans Virtual Office Configuration Manager?
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Comment configurer mon système de réception automatique dans Virtual Office Configuration Manager?

Un système de réception automatique peut être utilisé en lieu et place d’un standardiste, ou pour transférer automatiquement des appels. Le système de réception automatique correspond à l’enregistrement qui indique « Appuyez sur 1 pour ___ ». Votre système de réception automatique peut même acheminer les appels en fonction du moment de la journée, des week-ends, des jours de la semaine, des vacances et jours fériés, et exceptions liées à l’activité de l’entreprise.

Quatre étapes pour la planification de votre système de réception automatique

  1. Identifiez les appels que vous souhaitez voir pris en charge par le système de réception automatique.
    • Tous les appels entrants devraient-ils être gérés par le système de réception automatique ou seulement ceux auxquels votre standardiste ne peut répondre ? Le moment de la journée est-il un facteur ?
  2. Choisissez les options de menu qui seront proposées aux appelants.
    • Un seul menu suffira-t-il ou des sous-menus seront-ils nécessaires ?
  3. Décidez vers quelle destination acheminer les appels.
    • Quelle action doit être appliquée aux appels ? Doivent-ils être renvoyés vers une personne spécifique, un groupe ou un téléphone portable ? Et si un appel n’aboutit pas ?
  4. Élaborez le script du menu.
    • Avez-vous besoin d’une prise en charge multilingue ?

Étapes de préconfiguration

  1. Connectez-vous à Virtual Office Configuration Manager.
  2. Définissez les paramètres des Profils utilisateur, des Groupes de sonneries, des Files d’attente d’appels et de Poste.

Pour configurer votre système de réception automatique

  1. Dans Virtual Office Configuration Manager, cliquez sur Systèmes de réception automatique.
  2. Cliquez sur +Créer un système de réception automatique.
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  3. Spécifiez les Détails de votre système de réception automatique. Les champs suivants sont obligatoires pour configurer votre système de réception automatique :
    • Nom
    • Site
    • Fuseau horaire
    • Langue
    • Horaire
  4. Sélectionnez Créer un calendrier dans la liste déroulante Horaire pour définir vos heures de travail. Cela vous permet de créer différentes règles à utiliser pendant ou en dehors de vos horaires habituels.
    1. Sélectionnez Ouvert ou Fermé pour chaque jour de la semaine en fonction des jours d’ouverture de votre entreprise.
    2. Si votre entreprise reste ouverte, utilisez les listes déroulantes dans la colonne Tranche horaire pour sélectionner les heures de travail. Ce calendrier s’appliquera en fonction du fuseau horaire sélectionné pour le système de réception automatique.
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    3. Cliquez sur Enregistrer.
  5. Sélectionnez un message d’accueil de système de réception automatique. Utilisez la synthèse vocale pour configurer une invite qui sera énoncée par une voix automatisée. Vous pouvez également utiliser le message d’accueil par défaut, charger un message d’accueil pré-enregistré ou appeler un téléphone pour enregistrer votre message d’accueil
  6. Définissez des règles pour votre système de réception automatique. Ces règles régissent les actions associées à des touches spécifiques dans le menu de votre système de réception automatique. Remarque : vous devez sélectionner un site avant de pouvoir créer un menu pour votre système de réception automatique.