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Comment définir des règles pour les heures de bureau et les périodes en dehors des heures d’ouverture dans Virtual Office Configuration Manager?
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Comment définir des règles pour les heures de bureau et les périodes en dehors des heures d’ouverture dans Virtual Office Configuration Manager?

Le menu Système de réception automatique vous permet de renvoyer des appels vers des postes précis, d’appeler des contacts à partir de leur nom uniquement depuis le répertoire de l’entreprise et de définir des options pour les appelants pendant les heures de fermeture de votre entreprise. Avant de pouvoir définir des règles pour votre entreprise ou les périodes en dehors des heures d’ouverture, vous devez Créer un système de réception automatique. À chaque menu de traitement des appels peut être affecté un ensemble de règles différent en fonction du calendrier de votre système de réception automatique.

Les options relatives aux appelants s’appliqueront selon les heures de bureau de l’entreprise, des vacances et jours fériés, et des exceptions définis dans le calendrier sélectionné. Le menu Autre offre des options permettant de gérer les situations à l’occasion desquelles votre entreprise est susceptible d’être ouverte en dehors des horaires habituels (suite à une interruption de service, par exemple). Vous pouvez créer différents calendriers. Assurez-vous donc que celui que vous choisissez est bien défini sur les vacances et les jours fériés adaptés. 

Remarque : Vous devez renseigner à la fois les menus Heures d’ouverture et Heures de fermeture pour pouvoir enregistrer ces règles.

Pour créer votre Menu de système de réception automatique

  1. Connectez-vous à Virtual Office Configuration Manager.
  2. Cliquez sur Systèmes de réception automatique.
  3. Cliquez sur Plus d’options (points de suspension) à droite du système de réception automatique que vous souhaitez modifier.
    CM-AA More Options Button-600x32.png
  4. Sélectionnez Modifier dans le menu contextuel.
  5. Cliquez sur le type d’invite à diffuser pour chaque menu sous Sélectionner une invite à diffuser :
    • Utiliser la synthèse vocale : Saisissez une invite indiquant quelles touches les appelants doivent utiliser pour activer les options du menu.
    • Lire un fichier audio : Choisissez d’Enregistrer ou de Charger une invite audio.
    • Ignorer l’invite
  6. Accédez à la section Menus de traitement des appelsRemarque : Vous devez sélectionner un Site pour votre système de réception automatique avant de pouvoir afficher la section Menus de traitement des appels.
  7. Sélectionnez l’un des onglets suivants. Sélectionnez ensuite entre OuvertFermé et Autre.
    • Jours de la semaine
    • Vacances et jours fériés
    • Autre
      CM - Updated AA Menu-600x251.png
  8. Cliquez sur le signe Plus en regard d’Ajouter une touche. Une fenêtre contextuelle s’affiche alors.
  9. Sélectionnez la touche sur laquelle vous souhaitez que les appelants appuient pour activer cette règle. Par exemple, les appelants pourraient appuyer sur 5 pour laisser un message vocal. Les touches actuellement disponibles afficheront le mot Vide à côté de leur numéro.
  10. Selon vos besoins, configurez des touches pour Jour de la semaineHeures d’ouvertureHeures de fermeture en semaineHeures d’ouverture pour les vacances et jours fériésHeures de fermeture pour les vacances et jours fériés, et pour Autre
    • Action
      • Répéter le menu
    • Transférer à
      • Système de réception automatique : Vous devez disposer de deux systèmes de réception automatique pour accéder à cette option.
    • File d’attente d’appels
      • Utilisateur
      • Numéro externe : Cette option peut être utilisée pour n’importe quel service tiers, comme les centres de contact.
      • Groupe de sonneries
    • Composer via
      • Répertoire de l’entreprise : Les utilisateurs doivent avoir été ajoutés au répertoire de l’entreprise pour être sélectionnés. L’option Ajouter l’utilisateur au répertoire du système de réception automatique est activée par défaut pour tous les nouveaux utilisateurs.
      • Nom : Cette option permet à un appelant de contacter des utilisateurs présents dans le répertoire de l’entreprise à partir de leur nom. Pour plus d’informations sur cette option, cliquez ici.
      • Poste
    • Atteindre
      • Sous-menu : Créez un menu séparé au sein du menu principal.
      • Système de boîte vocale
  11. Facultatif : Cliquez sur Modifier les paramètres pour ajouter des règles pour les options supplémentaires concernant les appelants.
    • Cliquez sur le commutateur pour Permettre aux appelants d’appeler un poste à n’importe quel momentRemarque : Vous devez activer ce commutateur pour sélectionner une Portée du répertoire afin de définir quels sites peuvent être contactés en tant que postes.
    • Définissez le Nombre de secondes avant que le système exécute l’action suivante.
    • Définissez les règles pour les cas où les appelants appuient sur des touches qui ne sont associées à aucune règle ou n’appuient sur aucune touche.
      • Sélectionnez le nombre de fois que le menu doit être répété dans la liste déroulante sous Si l’utilisateur n’appuie sur aucune touche, relancer le menu.
  12. Cliquez sur Enregistrer.