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Comment définir un calendrier de vacances et jours fériés pour mon système de réception automatique dans Virtual Office Configuration Manager ?
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Comment définir un calendrier de vacances et jours fériés pour mon système de réception automatique dans Virtual Office Configuration Manager ?

Les systèmes de réception automatique permettent de facilement acheminer les appels et de paramétrer des messages d’accueil pour les vacances et jours fériés. Vous pouvez choisir de sélectionner un calendrier adapté aux horaires de vacances et jours fériés, ou récupérer les règles définies pour les heures de bureau habituelles.

Les menus de traitement des appels s’adapteront aux heures d’ouverture et de fermeture de votre entreprise, ainsi qu’aux horaires éventuellement définis pour les vacances et jours fériés ou aux exceptions ajoutées à votre calendrier. Vous pouvez créer différents calendriers. Assurez-vous donc que celui que vous choisissez ou créez est bien défini sur le fuseau horaire, les vacances et les jours fériés adaptés avant de continuer. 

Configurer un calendrier de vacances et jours fériés pour un système de réception automatique

Configurer un calendrier de vacances et jours fériés

Pour définir un calendrier de vacances et jours fériés

  1. Connectez-vous à Virtual Office Configuration Manager.
  2. Cliquez sur Systèmes de réception automatique.
  3. Créez un nouveau profil de système de réception automatique ou cliquez sur Plus d’options (points de suspension) à droite du système de réception automatique que vous souhaitez modifier.
    CM- Select AA_Yellow Border-600x49.jpg
  4. Sélectionnez Modifier dans le menu contextuel.
  5. Cliquez sur le champ Sélectionner un calendrier pour afficher un menu répertoriant les calendriers précédemment créés. Sélectionnez Créer un calendrier.
  6. Sélectionnez Ouvert ou Fermé pour chaque jour de la semaine en fonction des jours d’ouverture de votre entreprise.
  7. Si votre entreprise reste ouverte, utilisez les listes déroulantes dans la colonne Tranche horaire pour sélectionner les heures de travail.
    CM- AA Time Dropdown under schedule-500x147.jpg
  8. Cliquez sur Enregistrer.

Définir des vacances et jours fériés dans votre calendrier

Pour définir des vacances et jours fériés dans votre calendrier

Vous pouvez spécifier des dates comme vacances et jours fériés ou comme exceptions, et définir les heures d’ouverture pour les dates concernées. Les exceptions vous permettent d’ajouter des dates auxquelles votre entreprise fonctionnera selon des horaires différents des horaires habituels.

  1. Faites défiler jusqu’à Vacances et jours fériés, puis cliquez sur Ajouter un jour férié ou de vacances. Pour ajouter une Exception, faites défiler jusqu’à Exceptions et cliquez sur Ajouter une exception.
  2. Saisissez un nom pour ce jour férié ou de vacances sous Nom.
  3. Sélectionnez la date de ce jour férié ou de vacances dans le calendrier.
    CM - Holiday Sched Calendar-327x329.png
  4. Sélectionnez Ouvert ou Fermé toute la journée en fonction du statut d’ouverture de votre entreprise pour ce jour spécifique.
  5. Si votre entreprise sera ouverte, sélectionnez l’heure d’ouverture et l’heure de fermeture sous Horaires.
    CM- Set a Holiday Sched Time.02.05.18-484x138.png
  6. Cliquez sur Enregistrer

Gérer les règles du calendrier de vacances et jours fériés

Pour gérer les règles du calendrier de vacances et jours fériés

  1. Connectez-vous à Virtual Office Configuration Manager.
  2. Cliquez sur Systèmes de réception automatique.
  3. Cliquez sur Plus d’options (points de suspension) à droite du système de réception automatique que vous souhaitez modifier.
  4. Accédez à Menus de traitement des appels et sélectionnez l’onglet Vacances et jours fériés. Sélectionnez ensuite le Menu des heures d’ouverture ou le Menu des heures de fermeture.

Remarque : Vous devez sélectionner un Site pour votre système de réception automatique avant de pouvoir accéder aux Menus de traitement des appels.

  1. Si vous souhaitez utiliser les mêmes règles dans le Menu des heures d’ouverture, sélectionnez Utiliser le menu des heures d’ouverture de semaine. Les messages d’accueil et les options du Menu des heures de fermeture sont également disponibles pour votre Menu des heures de fermeture pour les vacances et jours fériés. Pour définir des règles spécifiques de vacances et jours fériés pour les heures d’ouverture et de fermeture, sélectionnez Valeurs personnalisées
  2. Cliquez sur Ajouter une touche pour créer des règles de planification pour des touches spécifiques.
  3. Sélectionnez la Touche sur laquelle les utilisateurs devront appuyer pour réaliser une action à partir du menu.
  4. Sélectionnez l’une des actions ci-dessous. Les appelants peuvent exécuter ces actions en appuyant sur la touche associée.
    • Atteindre
      • Sous-menu : Créez un menu séparé au sein du menu principal.
      • Système de boîte vocale
    • Action
      • Répéter le menu
    • Transférer à
      • Système de réception automatique : Vous devez disposer de deux systèmes de réception automatique pour accéder à cette option.
      • File d’attente d’appels
      • Utilisateur
      • Numéro externe : Cette option peut être utilisée pour n’importe quel service tiers, comme les centres de contact.
      • Groupe de sonneries
    • Composer via
      • Répertoire de l’entreprise : Les utilisateurs doivent avoir été ajoutés au répertoire de l’entreprise pour être sélectionnés. Tous les nouveaux utilisateurs sont préconfigurés pour être ajoutés au répertoire de l’entreprise.
      • Nom : Cette option permet à un appelant de contacter des utilisateurs présents dans le répertoire de l’entreprise à partir de leur nom. Pour plus d’informations sur cette option, cliquez ici.
      • Poste
  5. Cliquez sur Enregistrer dans la fenêtre Ajouter une touche.
  6. Enregistrez votre profil de système de réception automatique.

Gérer les messages d’accueil de vacances et jours fériés du système de réception automatique

Vous pouvez créer un message d’accueil personnalisé pour votre Menu des heures d’ouverture pour les vacances et jours fériés ou votre Menu des heures de fermeture pour les vacances et jours fériés. Vous pouvez également passer le message d’accueil du système de réception automatique en cliquant sur Passer l’invite dans le menu Heures d’ouverture pour les vacances et jours fériés ou Heures de fermeture pour les vacances et jours fériés. Cela peut être utilisé pour acheminer les appelants directement vers votre boîte vocale ou un autre numéro.

Enregistrer des messages d’accueil spéciaux de vacances et jours fériés

Pour enregistrer des messages d’accueil spéciaux de vacances et jours fériés

  1. Connectez-vous à Virtual Office Configuration Manager.
  2. Cliquez sur Systèmes de réception automatique.
  3. Cliquez sur Plus d’options (points de suspension) à droite du système de réception automatique que vous souhaitez modifier.
  4. Accédez à la section Menus de traitement des appels et sélectionnez le Menu des heures d’ouverture pour les vacances et jours fériés ou le Menu des heures de fermeture pour les vacances et jours fériésRemarque : Vous devez sélectionner un Site pour votre système de réception automatique avant de pouvoir afficher la section Menus de traitement des appels. 
  5. Sélectionnez Lire le fichier audio.
  6. Cliquez sur Sélectionner un fichier.
    CM- AA_Select Audio File-600x203.png
  7. Cliquez sur Créer des fichiers audio.
  8. Sélectionnez En appelant un numéro à enregistrer
    CM - Call to Record Initial Greeting-600x105.jpg
  9. Saisissez le Nom et le Numéro de téléphone ou le Poste pour lesquels vous souhaitez enregistrer votre message d’accueil initial.
  10. Cliquez sur Appeler maintenant, puis suivez les instructions. 
  11. Cliquez sur Enregistrer.

Charger des messages d’accueil spéciaux de vacances et jours fériés

Pour charger des messages d’accueil spéciaux de vacances et jours fériés

  1. Connectez-vous à Virtual Office Configuration Manager.
  2. Cliquez sur Systèmes de réception automatique.
  3. Cliquez sur Plus d’options (points de suspension) à droite du système de réception automatique que vous souhaitez modifier.
  4. Accédez aux Menus de traitement des appels et sélectionnez le Menu des heures d’ouverture pour les vacances et jours fériés ou le Menu des heures de fermeture pour les vacances et jours fériés.
  5. Sélectionnez Lire le fichier audio.
  6. Cliquez sur Sélectionner un fichier.
  7. Cliquez sur Créer des fichiers audio.
  8. Dans le menu, sélectionnez En chargeant un fichier audio.
    CM - Upload Initial Greeting-600x105.jpg
  9. Saisissez le Titre de votre enregistrement.
  10. Cliquez au centre de l’écran ou faites glisser un fichier audio vers la fenêtre Charger votre fichier audio.
  11. Cliquez sur Enregistrer.

Renvoyer les appels vers un message d’annonce uniquement

Pour renvoyer les appels vers un numéro externe avec un message d’annonce uniquement

Vous pouvez configurer votre système de réception automatique pour accueillir les appelants avec un message, avant de transférer leurs appels vers un numéro à l’extérieur de votre système 8x8.

  1. Connectez-vous à Virtual Office Configuration Manager.
  2. Cliquez sur Systèmes de réception automatique.
  3. Cliquez sur Plus d’options (points de suspension) à droite du système de réception automatique que vous souhaitez modifier.
  4. Cliquez sur Modifier les paramètres.
    CM- Call Handling Menu_Edit Settings-548x61.jpg 
  5. Définissez le nombre de secondes avant que le système exécute l’action suivante.
  6. Le cas échéant, ajustez le commutateur pour permettre aux utilisateurs d’Appeler un poste à n’importe quel moment pendant l’enregistrement.
  7. Réglez sur 0 l’option Si l’utilisateur n’appuie sur aucune touche, relancer le menu. Cela aura pour effet de renvoyer directement l’appel vers votre numéro externe.
  8. Définissez l’action Et ensuite sur Acheminer vers.
    CM- Route to External Number-503x251.jpg
  9. Sélectionnez Numéro externe dans la dernière liste déroulante, puis saisissez ce numéro dans le champ Numéro de téléphone.
  10. Cliquez sur Enregistrer dans la fenêtre Configuration.
  11. Enregistrez votre profil de système de réception automatique.