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Comment modifier le message d’accueil de mon système de réception automatique dans Virtual Office Configuration Manager?
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Comment modifier le message d’accueil de mon système de réception automatique dans Virtual Office Configuration Manager?

Dans Virtual Office Configuration Manager, vous pouvez facilement enregistrer des messages d’accueil et des options de menu pour les appelants. Vous pouvez configurer les options de votre système de réponse vocale interactive IVR (Interactive Voice Response) en intégrant un nouveau fichier audio de message d’accueil à n’importe quel moment. Vous pouvez enregistrer et sélectionner par avance les messages d’accueil à utiliser pour des absences ou congés spécifiques. Cette grande flexibilité vous permet de :

Accéder à la configuration des messages d’accueil de vacances et jours fériés

  1. Connectez-vous à Virtual Office Configuration Manager.
  2. Cliquez sur Systèmes de réception automatique.
  3. Cliquez sur Plus d’options à droite du système de réception automatique que vous souhaitez modifier.
  4. Si vous avez déjà configuré un calendrier de vacances et jours fériés, sélectionnez-le dans la liste déroulante.
  5. Accédez aux Menus de traitement des appels, puis sélectionnez l’un des éléments suivants :
    • Menu des heures d’ouverture de vacances et jours fériés
    • Menu des heures de fermeture de vacances et jours fériés
  6. Cliquez sur Modifier à droite du fichier audio existant.
    CM- Change File for AA Greeting-584x268.png
  7. Cliquez sur +Créer des fichiers audio.
  8. Chargez ou enregistrez un message d’accueil spécifique.
    • Sélectionnez En chargeant un fichier audio pour charger un fichier audio depuis votre ordinateur. (Reportez-vous aux instructions ci-dessous pour Charger des messages d’accueil.)
    • Sélectionnez En appelant un numéro à enregistrer pour enregistrer un message d’accueil par le biais d’un appel vers votre téléphone. Reportez-vous aux instructions ci-dessous pour Enregistrer un nouveau message d’accueil.)
      CM- Record or Upload an Audio File-500x93.jpg

Charger des messages d’accueil

  1. Sélectionnez En chargeant un fichier audio.
    CM - Upload Initial Greeting-500x88.jpg
  2. Saisissez le Titre de votre enregistrement.
  3. Cliquez au centre de l’écran ou faites glisser un fichier audio vers la fenêtre Charger votre fichier audioRemarque : Les fichiers audio sont limités en taille à 5 Mo et doivent être dans l’un des formats acceptés (.au, .wav, ou .mp3).
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Enregistrer un nouveau message d’accueil

  1. Sélectionnez En appelant un numéro à enregistrer.
    CM - Call to Record Initial Greeting-600x105.jpg
  2. Saisissez le Nom de votre enregistrement ainsi que le Numéro de téléphone ou le Poste sur lequel vous souhaitez enregistrer votre message d’accueil initial.
  3. Cliquez sur Appeler maintenant, puis suivez les instructions indiquées. 
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Tester votre message d’accueil de vacances ou jours fériés

  1. Cliquez sur l’onglet du menu que vous souhaitez essayer (Menu des heures d’ouverture de vacances et jours fériés ou Menu des heures de fermeture de vacances et jours fériés), sous la section Menus de traitement des appels.
  2. Cliquez sur Tester un menu dans l’angle supérieur droit.
    CM- New Test Menu-549x174.png
  3. Saisissiez un Numéro de téléphone ou poste.
  4. Cliquez sur Tester. Vous devriez recevoir un appel vous permettant d’entendre le message d’accueil pour le menu sélectionné.