Passer au contenu principal
Conseils pour la rédaction du script de votre système de réception automatique
8x8 French France

Conseils pour la rédaction du script de votre système de réception automatique

Planifier et rédiger votre script

Qu’entendent les appelants lorsqu’ils appellent votre société ? Le message d’accueil d’un système de réception automatique détermine souvent la première impression qu’ils peuvent avoir de votre société. Un enregistrement à la fois avenant et bien conçu peut donner à votre entreprise une image de professionnalisme et de réussite. Il peut donc être judicieux de prendre quelques minutes pour planifier et rédiger soigneusement le script de votre menu.

Conseils pour la rédaction d’un script efficace :

  • Soyez bref et professionnel.
  • Commencez votre enregistrement par une formule de bienvenue, de type « La société XYZ vous remercie de votre appel ».
  • Si vous avez activé la fonctionnalité de numérotation par poste de 8x8, informez-en rapidement les appelants afin qu’ils puissent composer le numéro de poste de leur interlocuteur à n’importe quel moment.
  • Indiquez clairement à vos appelants toutes les options disponibles et spécifiez bien qu’ils peuvent faire leur choix à n’importe quel moment.
    • Essayez de limiter vos menus à 5 ou 6 options différentes. Avec un choix plus important, les appelants risquent de ne pas se souvenir des options disponibles. Si vous avez besoin d’options supplémentaires, il vous est possible de créer des sous-menus.
    • Commencez toujours par les options les plus importantes.
    • Lorsque vous annoncez ces options, indiquez d’abord leur nom puis le numéro de la touche correspondante. Exemple : Pour les livraisons, appuyez sur 1.
    • Évitez de commencer chaque option de menu par « Veuillez ». Cela risquerait de renforcer l’impression de répétition. Exemple : Pour le service commercial, veuillez appuyer sur 1. Pour obtenir de l’aide, veuillez appuyer sur 2…
  • Si vos options ont récemment changé, annoncez-le rapidement à vos appelants. Supprimez cet avertissement au bout de trois semaines.
  • Réservez l’utilisation de la touche zéro (0) à l’accès direct à un opérateur ou à un réceptionniste.
  • Faites relire votre script par une autre personne.

Exemple de script pour vos heures d’ouverture

La société XYZ, spécialiste mondial des widgets, vous remercie de votre appel. 

Si vous connaissez le numéro de poste de votre interlocuteur, vous pouvez le saisir à tout moment.

Pour le service commercial, appuyez sur 1.
Pour le service après-vente, appuyez sur 2.
Pour le service technique, appuyez sur 3.
Pour plus d’informations sur nos horaires et nos boutiques, appuyez sur 5.
Pour écouter à nouveau ce menu, appuyez sur 9.
Pour parler à un opérateur, appuyez sur zéro.

Conseil pour les menus en dehors des heures d’ouverture

Vous avez la possibilité de créer un menu Hors heures d’ouverture in Virtual Office Configuration Manager pour informer les appelants que votre entreprise est fermée et leur proposer des options d’acheminement d’appels différentes de celles de votre menu Heures d’ouverture. Si vous optez pour un menu Hors heures d’ouverture, suivez les conseils ci-dessous :

  • Gardez la cohérence de vos options entre le menu Heures d’ouverture et le menu Hors heures d’ouverture. Si vous utilisez la touche 2 pour le service commercial dans votre menu Heures d’ouverture, réservez également la touche 2 pour le service commercial dans votre menu Hors heures d’ouverture. Si vous ne souhaitez pas inclure le service commercial dans votre menu Hors heures d’ouverture, n’utilisez pas la touche 2.
  • Annoncez d’emblée à vos appelants que votre entreprise est fermée.
  • À la fin de votre message, invitez vos appelants à vous rappeler.
  • Faites mention de vos horaires d’ouverture habituels.

Pour en savoir plus sur l’enregistrement de votre message d’accueil, consultez ces Conseils pour l’enregistrement du menu de votre système de réception automatique.