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Comment configurer une file d’attente d’appels dans Virtual Office Configuration Manager?
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Comment configurer une file d’attente d’appels dans Virtual Office Configuration Manager?

Grâce à une file d’attente d’appels, les appels entrants sont mis en attente par ordre d’arrivée pendant que les utilisateurs de postes sont déjà en ligne. Les appels mis à attente sont acheminés vers le prochain utilisateur de poste disponible par ordre chronologique. Après avoir créé une file d’attente d’appels, vous pouvez l’affecter à des postes spécifiques et définir des messages d’accueil, des messages ou une musique d’attente. Vous pouvez également permettre aux agents de se connecter aux files d’attente ou de s’en déconnecter selon les besoins.

Comment créer une file d’attente d’appels ?

Comment afficher une file d’attente d’appels ?

  1. Connectez-vous à Virtual Office Configuration Manager.  
  2. Cliquez sur Files d’attente d’appels. Vous accéderez alors au menu Files d’attente d’appels.
     CM - CQ Icon_0-387x255-2.jpg

Comment modifier une file d’attente d’appels ?

  1. Connectez-vous à Virtual Office Configuration Manager
  2. Cliquez sur Files d’attente d’appels.
    CM - CQ Icon_0-387x255-1.jpg
  3. Cliquez sur Plus d’options (points de suspension) à droite de la file d’attente que vous souhaitez modifier.
    Edit CQ-600x174.jpg
  4. Modifiez les informations souhaitées. Notez que les champs suivants restent obligatoires.
    • Nom
    • Site
    • Nombre max. d’appels dans la file d’attente
    • Mot de passe de boîte vocale
    • Membres principaux

Comment charger un message d’accueil initial de file d’attente ?

Le message d’accueil initial de file d’attente est diffusé lorsqu’un appelant rejoint la file d’attente pour la première fois.

Pour charger un message d’accueil initial de file d’attente dans Virtual Office Configuration Manager

  1. Connectez-vous à Virtual Office Configuration Manager
  2. Cliquez sur Files d’attente d’appels.
    CM - CQ Icon_0-387x255.jpg
  3. Cliquez sur Créer une file d’attente d’appels ou sur Plus d’options (points de suspension) à droite de la file d’attente que vous souhaitez sélectionner. 
  4. Cliquez sur Modifier le fichier sous Message d’accueil initial de file d’attente.
    CM - Initial Q Greeting-600x385.jpg
  5. Cliquez sur Créer un fichier audio
  6. Dans le menu, sélectionnez En chargeant un fichier audio.
    CM - Upload Initial Greeting-600x105.jpg
  7. Saisissez le Titre de votre enregistrement.
  8. Cliquez au centre de l’écran ou faites glisser un fichier audio vers la fenêtre Charger votre fichier audio.
  9. Cliquez sur Enregistrer.

Comment enregistrer un message d’accueil initial de file d’attente ?

Le message d’accueil initial de file d’attente est diffusé lorsqu’un appelant rejoint la file d’attente pour la première fois.

Pour enregistrer un message d’accueil initial de file d’attente

  1. Connectez-vous à Virtual Office Configuration Manager.  
  2. Cliquez sur Files d’attente d’appels.
    CM - CQ Icon_0-387x255-3.jpg
  3. Cliquez sur Créer une file d’attente d’appels ou sur Plus d’options (points de suspension) à droite de la file d’attente que vous souhaitez sélectionner. 
  4. Cliquez sur Modifier le fichier sous Message d’accueil initial de file d’attente.
    CM - Initial Q Greeting-600x385.jpg
  5. Cliquez sur Créer un fichier audio.
  6. Sélectionnez En appelant un numéro à enregistrer
    CM - Call to Record Initial Greeting-600x105-1.jpg
  7. Saisissez le Nom et le Numéro de téléphone ou le Poste pour lesquels vous souhaitez enregistrer votre message d’accueil initial.
  8. Cliquez sur Appeler maintenant, puis suivez les instructions. 
  9. Cliquez sur Enregistrer.

Comment charger un message ou de la musique d’attente afin de l’utiliser pour une file d’attente ?

Chargez ou enregistrez un message ou de la musique à diffuser aux appelants qui sont placés dans la file d’attente.

Tant que les agents restent occupés, les appelants continuent d’entendre cette Musique d’attente, laquelle peut correspondre à un message ou à un morceau musical. La diffusion de cet élément commence directement après le message d’accueil initial de file d’attente.

Pour charger un message ou de la musique d’attente

  1. Connectez-vous à Virtual Office Configuration Manager
  2. Cliquez sur Files d’attente d’appels.
    CM - CQ Icon_0-387x255-2.jpg
  3. Cliquez sur Créer une file d’attente d’appels ou sur Plus d’options (points de suspension) à droite de la file d’attente que vous souhaitez sélectionner.
  4. Sélectionnez Modifier le fichier sous Musique d’attente.
     CM - Music on Hold-600x385-1.jpg
  5. Cliquez sur Créer un fichier audio.
  6. Sélectionnez En chargeant un fichier audio.
    CM - Upload Initial Greeting-600x105-1.jpg
  7. Saisissez le Titre de votre enregistrement.
  8. Cliquez au centre de l’écran ou faites glisser un fichier audio vers la fenêtre Charger votre fichier audio.
  9. Cliquez sur Enregistrer.

Comment enregistrer un message ou de la musique d’attente à diffuser aux appelants mis en attente ?

La diffusion de cet élément commence directement après le message d’accueil initial. Tant que les agents restent occupés, les appelants continuent d’entendre cette Musique d’attente, laquelle peut correspondre à un message ou à un morceau musical.

  1. Connectez-vous à Virtual Office Configuration Manager
  2. Cliquez sur Files d’attente d’appels.
    CM - CQ Icon_0-387x255-1.jpg
  3. Cliquez sur Créer une file d’attente d’appels ou sur Plus d’options (points de suspension) à droite de la file d’attente que vous souhaitez sélectionner. 
  4. Sélectionnez Modifier le fichier sous Musique d’attente.
     CM - Music on Hold-600x385.jpg
  5. Cliquez sur Créer un fichier audio.
  6. Sélectionnez En appelant un numéro à enregistrer.  
    CM - Call to Record Initial Greeting-600x105.jpg
  7. Saisissez le Nom et le Numéro de téléphone ou le Poste pour lesquels vous souhaitez enregistrer votre message d’accueil initial.
  8. Cliquez sur Appeler maintenant, puis suivez les instructions. 
  9. Cliquez sur Enregistrer.

Votre message d’accueil personnalisé apparaît désormais dans la liste des messages d’accueil de file d’attente, accompagné d’une icône indiquant qu’il s’agit du message par défaut pour la file d’attente d’appels.

Comment charger un message de file d’attente itératif ?

Un message sera diffusé à intervalles réguliers en parallèle à la musique d’attente. L’intervalle par défaut est de 60 secondes. Vous pouvez également donner aux appelants la possibilité de laisser un message vocal en appuyant sur la touche 2.

Pour charger un message ou de la musique à diffuser aux appelants placés en file d’attente

  1. Connectez-vous à Virtual Office Configuration Manager
  2. Cliquez sur l’icône Files d’attente d’appels.
    CM - CQ Icon_0-387x255.jpg
  3. Cliquez sur Créer une file d’attente d’appels ou sur l’icône Plus d’options (points de suspension) à droite de la file d’attente que vous souhaitez sélectionner. 
  4. Sélectionnez Modifier le fichier sous Message de file d’attente itératif.
    CM - Repeating Queue Message-600x385.jpg
  5. Cliquez sur Créer un fichier audio.
  6. Sélectionnez En chargeant un fichier audio
    CM - Upload Initial Greeting-600x105.jpg
  7. Saisissez le Titre de votre enregistrement.
  8. Cliquez au centre de l’écran ou faites glisser un fichier audio vers la fenêtre Charger votre fichier audio.
  9. Cliquez sur Enregistrer.

Comment enregistrer un message de file d’attente itératif ?

Vous pouvez choisir de diffuser un message à intervalles réguliers en parallèle à la musique d’attente. L’intervalle par défaut est de 60 secondes. Vous pouvez également donner aux appelants la possibilité de laisser un message vocal en appuyant sur la touche 2.

  1. Connectez-vous à Virtual Office Configuration Manager
  2. Cliquez sur Files d’attente d’appels.
    CM - CQ Icon_0-387x255.jpg
  3. Cliquez sur Créer une file d’attente d’appels ou sur Plus d’options (points de suspension) à droite de la file d’attente que vous souhaitez sélectionner. 
  4. Sélectionnez Modifier le fichier sous Musique d’attente.
     CM - Music on Hold-600x385.jpg
  5. Cliquez sur Créer un fichier audio.
  6. Sélectionnez En appelant un numéro à enregistrer.  
    CM - Call to Record Initial Greeting-600x105.jpg
  7. Saisissez le Nom et le Numéro de téléphone ou le Poste pour lesquels vous souhaitez enregistrer votre message d’accueil initial.
  8. Cliquez sur Appeler maintenant, puis suivez les instructions. 
  9. Cliquez sur Enregistrer.

Comment supprimer des files d’attente d’appels ?

  1. Connectez-vous à Virtual Office Configuration Manager
  2. Cliquez sur Files d’attente d’appels.
    CM - CQ Icon-387x255.jpg
  3. Cliquez sur Plus d’options (points de suspension) à droite de la file d’attente que vous souhaitez supprimer.
  4. Cliquez sur Supprimer.
    CM - Delete CQ-600x37.jpg
  5. Cliquez sur Supprimer dans la fenêtre contextuelle pour confirmer.