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Comment configurer la boîte vocale d’un groupe de sonneries dans Virtual Office Configuration Manager ?
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Comment configurer la boîte vocale d’un groupe de sonneries dans Virtual Office Configuration Manager ?

Vous pouvez configurer les paramètres de votre boîte vocale dans Virtual Office Configuration Manager en tant qu’administrateur ou depuis votre téléphone en tant qu’utilisateur final. Les utilisateurs devront connaître le mot de passe de la boîte vocale pour accéder à la boîte vocale du groupe de sonneries.

Pour configurer la boîte vocale d’un groupe de sonneries dans Virtual Office Configuration Manager (administrateur)

  1. Connectez-vous à Virtual Office Configuration Manager.
  2. Cliquez sur Groupes de sonneries.
  3. Sélectionnez les utilisateurs qui pourront avoir accès à la boîte vocale de ce groupe de sonneries. Les membres ajoutés à ce groupe auront automatiquement le droit d’accéder à cette boîte vocale.
    • Pour activer l’accès de membres de manière individuelle : Cliquez sur Plus d’optionsà droite de l’utilisateur souhaité.
    • Pour activer l’accès à tous les membres : Cliquez sur Plus d’options en haut de la liste des membres.
  4. Sélectionnez Activer l’accès à la boîte vocale. Le symbole de la boîte vocale devrait apparaître à côté du nom des utilisateurs disposant d’un accès à la boîte vocale.
  5. Sous Boîte vocale, saisissez et confirmez le mot de passe de la boîte vocale du groupe de sonneries. (Si le mot de passe est déjà configuré mais que vous l’avez oublié, cliquez sur Réinitialiser le mot de passe.) Votre mot de passe doit être une chaîne de chiffres qui ne doivent ni se répéter ni former une série.
  6. Cliquez sur Enregistrer. Une fois le mot de passe de votre boîte vocale défini (ou modifié), tous les membres autorisés du groupe de sonneries recevront un e-mail contenant le nouveau mot de passe.

Gérer la boîte vocale d’un groupe de sonneries par téléphone (utilisateur final)

  1. Depuis n’importe quel poste de votre système 8x8, composez le 500.
  2. Saisissez le Numéro de poste du groupe de sonneries et appuyez sur #.
  3. Saisissez le Mot de passe de la boîte vocale du groupe de sonneries et appuyez sur #.
  4. Appuyez sur la touche * pour accéder au menu principal. Remarque : si vous n’avez aucun message vocal enregistré, vous devriez accéder automatiquement au menu principal. Vous pouvez ignorer cette étape.
  5. Depuis le menu principal :
    • Appuyez sur 1 pour écouter vos messages.
    • Appuyez sur 2 pour modifier votre message d’accueil. Différentes options sont disponibles, comme utiliser simplement un nom, définir des messages d’accueil différents en interne (à l’intérieur du réseau) et en externe (en dehors du réseau) ou encore paramétrer des messages d’accueil en fonction de certains moments ou événements.
    • Appuyez sur 3 pour gérer les préférences utilisateur (changement du mot de passe de la boîte vocale, et préférences pour les appels en attente, la gestion de ligne occupée, la gestion des sonneries sans réponse, le renvoi d’appel en cas d’interruption d’Internet ou les notifications par e-mail).
    • Appuyez sur 4 pour définir ou modifier les règles de renvoi d’appel. Vous pouvez notamment écouter, définir, modifier ou annuler des règles de renvoi d’appel.
    • Appuyez sur 5 pour configurer un message d’accueil spécifique pour les heures d’ouverture, en dehors des heures d’ouverture, pendant la pause déjeuner, les réunions, le week-end ou les vacances et jours fériés.
    • Appuyez sur 6 pour activer ou désactiver le mode Annonce seulement (par exemple, votre message d’accueil pour les vacances et jours fériés).
    • Appuyez sur 9 pour quitter la boîte vocale.

Pour télécharger un guide de référence sur le menu de la boîte vocale, cliquez ici.