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Qu’est-ce qu’un groupe de sonneries et que puis-je faire avec ?
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Qu’est-ce qu’un groupe de sonneries et que puis-je faire avec ?

Utiliser la fonctionnalité des groupes de sonneries de 8x8

Un groupe de sonneries est une fonctionnalité qui vous permet de faire sonner plusieurs téléphones à la fois lorsqu’un poste ou un numéro est appelé. Il s’agit d’un excellent moyen pour les entreprises de gérer la répartition des appels entrants entre leurs employés. On l’utilise généralement pour acheminer efficacement les appels vers des services précis comme le service commercial, le support client ou encore la comptabilité.

Les groupes de sonneries permettent à vos employés d’être plus productifs tout en réduisant le temps d’attente des clients. Si aucun des utilisateurs affectés à un groupe de sonneries n’est disponible, vous disposez d’options de renvoi comme rediriger les appels vers la boîte vocale du groupe de sonneries, renvoyer les appels vers un autre poste ou encore basculer les appels vers votre système de réception automatique.

La fonctionnalité des groupes de sonneries est fournie gratuitement avec 8x8 Virtual Office et vous offre la possibilité de configurer jusqu’à neuf groupes de sonneries différents. Si cela n’est pas suffisant, vous pouvez en commander d’autres par lots de 16 et 15.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples illustrant la manière dont les entreprises peuvent utiliser les groupes de sonneries :

  • PME de 4 employés – Configurez un groupe de sonneries incluant l’ensemble des employés. En cas d’appel entrant, les quatre postes peuvent sonner en même temps et la première personne qui décroche prend l’appel en charge. Il est également possible de configurer un groupe de sonneries de sorte que les téléphones sonnent dans un ordre défini afin de mieux répartir la charge de travail.
  • PME moyenne – Configurez un groupe de sonneries pour votre équipe commerciale. En cas d’appel entrant au numéro dédié de votre service commercial, vous pouvez configurer le groupe de sonneries pour que les téléphones des agents commerciaux sonnent dans un ordre précis afin que chacun puisse à son tour répondre aux appels entrants. Vous pouvez également le configurer de sorte que tous les téléphones du groupe sonnent en même temps et que le premier agent qui répond à l’appel se voie attribuer la vente.
  • Grande entreprise – Si votre entreprise est constituée de plusieurs grands services, utilisez les groupes de sonneries pour simplifier la procédure de transfert des appels. Configurez ainsi un groupe de sonneries pour le service commercial, pour le support technique, pour le service logistique, etc. Vous avez ensuite la possibilité de paramétrer votre système de réception automatique pour acheminer les appels vers ces groupes de sonneries (par exemple : « Appuyez sur 1 pour le service commercial », « Appuyez sur 2 pour le support technique », etc.) ou confier à votre réceptionniste le soin de transférer manuellement les appels vers le groupe de sonneries approprié, afin d’éviter de devoir passer par plusieurs postes pour mettre le client en relation avec un interlocuteur qui saura répondre à sa demande.

N’importe quel type de numéro peut être affecté à un groupe de sonneries. Il peut s’agir d’un numéro virtuel, d’un numéro vert, du numéro principal de l’entreprise ou de tout autre numéro de votre système. Les appels vers ce numéro peuvent également être gérés par le système de réception automatique ou par un autre poste.

Les services professionnels comme les groupes de sonneries peuvent contribuer au développement de l’entreprise en améliorant l’efficacité des employés et la qualité du service client.

Sélectionner le mode de sonnerie approprié

En cas d’appel entrant vers un groupe de sonneries, vous pouvez choisir comment cet appel sera géré. Trois modes de sonnerie peuvent être configurés pour votre groupe de sonneries.

  • Cyclique — Le mode Cyclique permet une répartition équilibrée des appels, garantissant que tous les postes du groupe de sonneries participent au traitement des appels. Vous pouvez définir le nombre de fois qu’un appel passe par l’ensemble des postes avant d’être renvoyé vers la boîte vocale.
    • Exemple : pour un groupe de sonneries de 3 lignes, le premier appel fait sonner le poste 101 (sans réponse), puis le poste 102 (appel pris en charge). Un deuxième appel arrive et fait sonner le poste 103 (sans réponse), puis le poste 101 (appel pris en charge).
  • Cyclique avec répétition— Le mode Cyclique avec répétition permet une répartition des appels sur l’ensemble des postes du groupe selon l’ordre des numéros de postes. Vous pouvez définir le nombre de fois qu’un appel passe par l’ensemble des postes avant d’être renvoyé vers la boîte vocale.
    • Exemple : pour un groupe de sonneries de 3 lignes, le premier appel fait sonner le poste 101 (sans réponse), puis le poste 102 (appel pris en charge). Un deuxième appel arrive et fait sonner le poste 101 (appel pris en charge). Un troisième appel fait sonner le poste 101 (sans réponse), le poste 102 (sans réponse), puis le poste 103 (appel pris en charge).
  • Simultané — Le mode Simultané fait sonner tous les postes en même temps en cas d’appel entrant. C’est le premier poste qui répond qui prend alors l’appel en charge. Remarque : une fois l’appel pris en charge, il sera signalé comme appel manqué sur tous les autres postes du groupe de sonneries.
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